Reunions per Hangouts: Les estem fent correctament?

26/03/2020

Les reunions per Hangouts, ara que estem confinats a casa, han esdevingut una pràctica gairebé diària en la nostra jornada laboral.

Si bé és cert que ja estàvem acostumats a fer aquesta mena de reunions ―que som la UOC!―, també en fèiem de presencials o fins i tot manteníem converses a peu de taula quan el tema que calia tractar només demanava una consulta.

Ara això no ho podem fer, però la tecnologia, més que mai, ens permet continuar treballant i reunir-nos virtualment: en directe, en qualsevol moment i des de qualsevol lloc. Però les estem fent correctament, aquestes reunions virtuals?

Et deixem algunes recomanacions per a tenir en compte:

  • Revisa els aspectes més tècnics: abans d’accedir a la reunió, comprova que el teu ordinador té bateria i que el programa funciona correctament.
  • Procura accedir a la convocatòria de reunió puntualment, o fins i tot uns quants minuts abans, si és possible.
  • Recorda silenciar el telèfon mòbil sempre que sigui possible, igual que faries en una reunió presencial.
  • Evita la multitasca: aparca momentàniament la resta de qüestions.
  • Assegura’t que la càmera està situada a l’altura dels ulls i tingues en compte el fons: si pot ser una paret o un espai sense distraccions, millor.
  • Si es tracta d’una reunió amb moltes persones, convé desconnectar la càmera per a evitar que el sistema es col·lapsi.
  • Evita sorolls o interferències: desconnecta el micròfon; encara que no parlis, qualsevol soroll de fons pot ser una distracció.
  • Per a intervenir, recorda activar el micròfon. En cas que hi hagi moltes persones a la reunió, també ho pots fer mitjançant el xat.
  • Respecta els torns de paraula: cal parlar un rere l’altre i sense interrompre.
  • Evita converses paral·leles en les reunions amb molts participants; així, no desviaràs l’objectiu principal de la reunió.
  • Intenta mantenir la concentració. Els ambients nous sovint ens desconcentren: que intentar esbrinar què hi ha sobre el moble de darrere dels teus companys no et distregui de l’objectiu de la reunió. Una bona tècnica per a no perdre el fil és prendre notes. Això, a més, pot ser útil per a recordar més endavant els punts tractats.

Esperem que aquestes recomanacions et siguin útils. Sobretot, mirem de ser àgils: és fàcil que les reunions virtuals s’allarguin més del compte, i més tenint en compte el context actual de distanciament social.

Autor / Autora
Tècnica de Comunicació Interna
Comentaris
Deixa un comentari